Políticas para el tratamiento de datos personales

Políticas para el

tratamiento de datos personales

1. Introducción

TECHNOLOGY SOLUTIONS FOR BUSINESS S.A.S., con domicilio en la ciudad de Medellín, identificada con NIT 900.460.848-6, quien en adelante se denominará TS4B SAS, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, por medio del presente documento, adopta el Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, con el propósito de dar cumplimiento a las disposiciones constitucionales y legales que se refieren a la protección de información personal.

TS4B SAS, se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en consecuencia pone a disposición este manual a todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tienen algún tipo de relación comercial; tales como: clientes, proveedores, acreedores, deudores, entre otros.

Los datos principales de TS4B SAS se relacionan a continuación:

Información del responsable del tratamiento

NIT: 900.460.848-6
Razón Social: TECHNOLOGY SOLUTIONS FOR BUSINESS S.A.S.
Dirección: TRANS 6 #45 – 43 OF 101
Ciudad de domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Teléfono contacto: (574) 5590905
Página web: www.ts4b.co
Email: info@ts4b.net

TS4B SAS, se reserva el derecho de modificar el presente documento en cualquier momento y los cambios serán publicados oportunamente en la página web www.ts4b.co en el enlace de la política referente.

3. Ámbito de aplicación y alcance

El Manual de Política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de TS4B SAS, excluyéndose de este manual aquella información que repose en bases de datos personales o domésticas, aquellas que tengan como finalidad la seguridad y defensa nacional o que contengan información de inteligencia, a las bases de datos periodísticas, financieras y las que se refieren al censo poblacional y de vivienda.

Este documento aplica en todos los niveles de la compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de TS4B SAS y los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nombre de la compañía.

4. Sustento normativo y jurisprudencial

Fundamentan la elaboración e implementación del presente manual las normas y jurisprudencia que se relaciona a continuación, y las sucesivas que se refieran al tema.

Constitución Política, artículo 15, 16 y 20.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012 (art. 17).
Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (art. 13).
Sentencias de la Corte Constitucional C – 748 del 2011.

5. Definiciones

Teniendo en cuenta la normatividad relacionada en el numeral anterior, a continuación, se definen términos importantes contemplados a nivel normativo, los cuales determinan el alcance y delimitación de la protección de datos personales en Colombia.

Dato personal

Es cualquier información que se tenga o que se asocie a una o varias personas naturales, determinadas o determinables. Así mismo se considera dato personal cualquier pieza o información que se asocie a una persona determinada o determinable. De esta definición se excluyen aquellos datos de público conocimiento, como por ejemplo el número de identificación, estado civil. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados y sensibles.

Base de datos

Se considera una base de datos a aquel conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, esto es cualquier operación o conjunto de operaciones que recaigan sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Titular

Es la persona natural cuyos datos personales han sido analizados, solicitados o recopilados en un banco o base de datos. El titular de los datos es quien conforme al mandato constitucional tiene el derecho de modificar, actualizar y conocer en que consta la información referente.

Tratamiento de datos

Se refiere a tratamiento de datos cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Aviso de privacidad

Comunicación verbal o escrita que debe realizar el responsable del tratamiento de los datos dirigida al titular de los mismos, en la cual se informa acerca de las políticas de tratamiento de datos personales, la forma de acceder a estas, las finalidades del tratamiento de los datos y los derechos que por tener la calidad de titular de la información le asisten.

Dato público

Se considera dato público todo aquel que no sea privado, semiprivado o sensible. Conforme a la definición contemplada en el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que por su naturaleza estén contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Se considerará entonces un dato público cuando cualquier persona pueda acudir a ellos sin ningún tipo de requerimiento especial, igualmente se consideran datos públicos aquellos datos personales que se encuentren en este tipo de fuentes, y serán considerados públicos desde su naturaleza.

Dato semiprivado

Se considera un dato semiprivado aquel que debe ser de conocimiento de algún tipo de personas, previa autorización para su uso. Por ejemplo, se consideran datos semiprivados aquellos relacionados con la información crediticia y financiera de las personas.

Dato privado

Son datos privados aquellos que se encuentran ligados a la intimidad de las personas y que no deberían ser de conocimiento público, a menos que su titular así lo autorice de manera expresa e inequívoca.

Dato público

Datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, por ejemplo aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (iris, huella digital).

Datos de uso interno

Son datos internos aquellos que son usados al interior de la compañía exclusivamente y que en ningún caso son transferidos a terceros.

Datos de uso restringido

Se refiere a aquellos datos que se comparten con terceros con quienes se tienen relaciones comerciales y contractuales y cuyo contenido reviste cierto nivel de confidencialidad, razón por la cual su circulación solo se realiza entre los directamente involucrados en la información tratada y debe ser manejada con reserva.

Transferencia

La transferencia de datos personales se suscita cuando el encargado o responsable del tratamiento de estos, y ubicado en Colombia envía la información a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y quien también es responsable del tratamiento de los mencionados datos.

Transmisión

Se considera transmisión al tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado o por cuenta del responsable.

6. Principios para el tratamiento de datos

TS4B S.A.S,

se acoge a los principios contemplados a nivel legal y que se encargan de facilitar la interpretación de las normas que protegen los datos personales. A continuación, se define cada uno de ellos.

Legalidad

El tratamiento de los datos personales se constituye como una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en las normas y disposiciones que la desarrollen.

Finalidad

El tratamiento de datos personales debe tener una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley. Esta finalidad debe ser informada de manera expresa al titular de la información y no puede ser una finalidad amplia y sin delimitación. El titular de la información tiene derecho a conocer el fin para el cual serán recolectados y usados sus datos personales.

Libertad

El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad

Conforme a lo establecido en la Ley 1521 de 2012 “La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error”.

Transparencia

En el tratamiento de datos TS4B SAS garantiza a los titulares de información el derecho que tienen a recibir información acerca de la existencia de datos y el tratamiento que se le da a los mismos.

Acceso y circulación restringida

Seguridad

El tratamiento que TS4B SAS hace de los datos personales se realiza con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Lo anterior se reafirma si se tiene en cuenta que dentro del objeto social de la empresa se encuentra la prestación de servicios relacionados con la seguridad de las telecomunicaciones y las plataformas tecnológicas, en consecuencia, TS4B SAS cuenta con medidas de protección de la información que se tiene almacenada, de manera tal que se minimizan los riesgos frente a ataques de intrusos, perdida y malos manejos de información.

Confidencialidad

En aras de cumplir con la confidencialidad de la información y de los datos personales, TS4B SAS tiene cláusulas de confidencialidad en los contratos del personal a su cargo y demás colaboradores, buscando así que se proteja la mencionada información.

7. Derechos y deberes de los titulares de la información

Derechos

El titular de datos personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a TS4B SAS en su condición de responsable y Encargado del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a TS4B SAS, en su condición de responsable y Encargado del Tratamiento.
Sera informado por TS4B SAS previa solicitud respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Deberes

TS4B SAS tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas naturales a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, TS4B SAS se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente, esto es, en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. Obligaciones de TECHNOLOGY SOLUTIONS FOR BUSINESS S.A.S

Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular de los datos personales.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección de los datos personales y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservarlainformaciónbajolascondicionesdeseguridadnecesariaspara impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a quien se encargue del tratamiento de la misma.
Suministrar al encargado del tratamiento, únicamente datos cuyo tratamiento esté debidamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la ley o en el presente Manual.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

9. Finalidad de las bases de datos

La recolección de datos personales por parte de TS4B SAS tendrá las siguientes finalidades:

El proceso de selección de personal para futuras contrataciones laborales.
El trámite de la solicitud de vinculación como trabajador, cliente o proveedor.
El proceso de negociación de contratos con trabajadores, clientes o proveedores.
La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebren.
El cumplimiento de requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral.
Envío de información relativa a los servicios ofrecidos por TS4B SAS, encuestas de satisfacción de clientes, ofertas comerciales, promociones e invitaciones a eventos.
Lograr una eficiente comunicación relacionada con sus productos y servicios, y facilitar el acceso general a la información de éstos.
Proveer y promocionar productos y servicios de la Compañía.
Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados con los previamente contratados o adquiridos por los Titulares de la Información.
Informar sobre cambios de los productos o servicios de la Compañía.
Evaluar la calidad del servicio.
Realizar estudios internos y externos sobre hábitos de consumo.
Informar sobre las rutas de evacuación y el entorno físico al cual están sometidos los titulares durante su permanencia en las instalaciones de TS4B SAS.

10. Tratamiento de datos personales

TS4B SAS se compromete a proteger la información contenida en las Bases de Datos mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores, como a los motores de bases de datos y permitir el acceso solo a personal autorizado por nuestro representante legal, así como el acceso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida en las Bases de Datos custodiadas por TS4B SAS no será publicada en páginas de internet o en sitios de acceso público.

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, TS4B SAS realizará operaciones o conjunto de operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, actualización y/o supresión. Este tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en el presente Manual de Políticas. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

11. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información

Los titulares de datos personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con TS4B SAS pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

A. Procedimiento para realizar consultas

La solicitud se radicará ante el departamento jurídico de la empresa, a través de los canales establecidos para tal fin y suministrando los datos de contacto mencionados en el presente documento, indicando nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta y el asunto de la consulta que realiza.

Recibida la solicitud se enviará la debida respuesta, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se procederá a informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

B. Procedimiento para interponer reclamos

Cuando el titular de la información considere que la información contenida en la base de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normas de protección de datos personales, podrán presentar un reclamo ante TS4B SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

La solicitud debe ser dirigida al Departamento Jurídico, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, los datos de contacto, acompañando los documentos que se requieran o que se consideren pertinentes.
En caso de presentarse la solicitud de manera incompleta, la persona encargada por parte de TS4B SAS, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para efectos de complementar o aclarar lo solicitado. Si luego de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por parte de TS4B SAS, el solicitante no presenta lo requerido, se entenderá que ha desistido del mismo.
Una vez recibida la solicitud completa, procederá a adicionar en la base de datos un texto que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no superior a dos (2) días hábiles y este permanecerá hasta tanto la solicitud sea resuelta.
TS4B SAS contará con un término máximo de quince (15) días hábiles para atender la solicitud, el mencionado término se contará del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderla dentro de ese periodo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que en ningún caso podrá ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El trámite relacionado en el presente literal es un requisito de procedibilidad para presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, es decir se deberá hacer inicialmente el reclamo directamente a la empresa y luego de surtido este trámite, se podrá acudir a la Superintendencia.

12. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales

Los responsables del manejo y tratamiento, solo podrán recolectar, solicitar, hacer uso de los datos personales de acuerdo al fin y objetivo indicado al titular, según las políticas de uso, el tiempo de uso de los datos deberá ser, razonable y adecuado.

Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, el responsable y el Encargado deberán proceder a la supresión de los datos personales que tenga almacenados. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

13. Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por quienes sean titulares de datos personales bajo tratamiento de TS4B SAS para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán dirigirse únicamente a:

Correo electrónico: info@ts4b.net
Dirección: TRANS 6 #45 – 43 OF 101
Teléfono: (574) 559 0905
Ciudad: Medellín, Colombia

El área antes mencionada será el contacto de los titulares de Datos Personales, para todos los trámites que se ocasionen por el cumplimiento de las normas de protección de datos personales.

Vigencia de la política de tratamiento de la información

Esta política de tratamiento de la información se encuentra vigente desde su publicación en noviembre de 2016.